舉辦大型活動我們不僅要提前規(guī)劃好，還要做好準(zhǔn)備工作，這樣才可以減少問題的產(chǎn)生。下面給大家詳細(xì)介紹一下大型活動執(zhí)行流程。

 

　　一、項(xiàng)目籌備期

 

　　1、獲取信息和資料

 

　　和客戶初期建立溝通時(shí)，一定要摸清楚客戶的訴求和客戶的基本信息。如果你所在的公司已運(yùn)營多年，業(yè)務(wù)流程比較清晰，可以制定一份標(biāo)準(zhǔn)版的客戶需求信息表，將需要知道的信息一一羅列出來。發(fā)送給客戶，讓客戶進(jìn)行對應(yīng)填寫。

 

　　2、初次約見客戶

 

　　和客戶見面之前，先做好充分的準(zhǔn)備工作。例如：整理相關(guān)的案例資料，突出專業(yè)就對了！還有一個(gè)目的就是探下客戶的“虛實(shí)”。

 

　　3、頭腦風(fēng)暴會

 

　　拿下一個(gè)項(xiàng)目，很大程度上依靠的就是團(tuán)隊(duì)成員的頭腦風(fēng)暴，如何將頭腦風(fēng)暴開好，開出價(jià)值來，就非?？简?yàn)組織者的組織能力和協(xié)調(diào)能力。

 

　　4、提案階段

 

　　提案除了依靠專業(yè)能力和演講能力以外，也需要點(diǎn)運(yùn)氣。

 

　　5、內(nèi)部立項(xiàng)

 

　　當(dāng)項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入到初始的合作階段時(shí)，就可以為項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)，將項(xiàng)目信息錄入到公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)里面（MIS），沒有條件使用信息系統(tǒng)的，可以用表格工具來替代完成。

 

　　6、項(xiàng)目推進(jìn)表

 

　　項(xiàng)目推薦表是活動公司都會用的一種表格，一般也會分為內(nèi)部推進(jìn)表和客戶推進(jìn)表，一份是內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員使用，一份是定期每天、每周發(fā)送給客戶。

 

　　7、項(xiàng)目碰頭會

 

　　項(xiàng)目碰頭會可以是和客戶進(jìn)行，也可以是和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。取決于項(xiàng)目本身的進(jìn)展情況。

 

　　二、執(zhí)行期

 

　　1、報(bào)價(jià)、合同管理

 

　　報(bào)價(jià)和合同雖然看似簡單，但是稍不注意，就會釀成大錯(cuò)，另外，對報(bào)價(jià)單和合同的歸檔管理意識也很重要。

 

　　2、場地管理

 

　　場地管理主要分為場地篩選、場地排查、場地勘測3個(gè)部分，當(dāng)確定場地之后，一定要對場地進(jìn)行充分的了解和實(shí)地勘測之后，再做出詳細(xì)的場地方案。

 

　　3、供應(yīng)商管理

 

　　供應(yīng)商主要分為搭建供應(yīng)商、AV設(shè)備供應(yīng)商2大類，還有小類的演藝供應(yīng)商、攝影攝像供應(yīng)商、第三方外包人員等。

 

　　還有人員派遣公司/服務(wù)人員管理、化妝、發(fā)型供應(yīng)商/個(gè)人管理、藝人經(jīng)濟(jì)公司/藝人管理、服裝供應(yīng)商管理。(文末有獲取)

 

　　4、演藝人員面試管理

 

　　演藝人員面試主要包括禮儀、模特、舞蹈演員、兼職人員等等。在大型活動舉辦前期，都要對演藝演員進(jìn)行線下面試，篩選出符合活動特質(zhì)的演藝人員，保證外部人員的專業(yè)性。

 

　　還有舞蹈演員面試流程、MO面試流程、MC面試流程、翻譯人員面試流程、CO面試流程、雜務(wù)人員面試流程。演職人員、服務(wù)人員、工作人員面試管理。除此之外，還有所有人員的會前培訓(xùn)管理。

 

　　5、面試管理打分表

 

　　6、運(yùn)營文檔

 

　　運(yùn)營文檔分為執(zhí)行期、活動現(xiàn)場應(yīng)用2大類、主要是以各種表格進(jìn)行呈現(xiàn)記錄，合理安排、分工明確，其目的就是為了項(xiàng)目按照既定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)正常推進(jìn)。

 

　　三、現(xiàn)場期

 

　　1、物品檢查

 

　　運(yùn)送到活動現(xiàn)場的所有物品，包括獎(jiǎng)品、道具、施工工具等等?？梢愿鶕?jù)前期制定的物品清單進(jìn)行一一核實(shí)，物品一定要做到“只多不少”。

 

　　2、入場前聯(lián)絡(luò)

 

　　再次和場地方、供應(yīng)商、客戶三方進(jìn)行電話確認(rèn)進(jìn)場的時(shí)間，是不是按照既定的時(shí)間和要求在有序進(jìn)行推進(jìn)，有沒有意外事件發(fā)生。

 

　　3、施工彩排的配合

 

　　遇到時(shí)間緊張的情況，可以根據(jù)施工的進(jìn)度來決定彩排的時(shí)間和位置，這里面就需要充分考慮到既不能影響正常的施工進(jìn)度，也不能耽誤進(jìn)行彩排時(shí)間。

 

　　4、物料搭建管理和注意事項(xiàng)

 

　　按照既定的施工要求，按質(zhì)按量完成物料的搭建工作，除此之外，還有AV燈光器材安裝的施工以及注意事項(xiàng)。

 

　　5、審查制度

 

　　審查制度分為彩排審查、現(xiàn)場執(zhí)行審查2大類，彩排審查主要是核實(shí)演藝節(jié)目的質(zhì)量和呈現(xiàn)效果，現(xiàn)場執(zhí)行審查主要核實(shí)現(xiàn)場的物料和設(shè)備是否有損壞。

 

　　6、現(xiàn)場基礎(chǔ)要求管理

 

　　以工作人員的著裝為例，一定要嚴(yán)格按照公司規(guī)定，工作人員在現(xiàn)場的著裝要求進(jìn)行，以及要注意客戶對個(gè)人服裝的要求。

 

　　四、活動后期

 

　　費(fèi)用結(jié)算

 

　　費(fèi)用結(jié)算是根據(jù)項(xiàng)目結(jié)束后，實(shí)際產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行整理和結(jié)算。以及團(tuán)隊(duì)成員在服務(wù)項(xiàng)目時(shí)，產(chǎn)生的報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行整理。

 

　　總結(jié)報(bào)告

 

　　總結(jié)報(bào)告需要做成2種版本，一種是供公司內(nèi)部進(jìn)行復(fù)盤總結(jié)，一種是交付給客戶。

 

　　資料整理存檔

 

　　這里指的資料一般是活動結(jié)束后產(chǎn)生的音頻、視頻、照片，這些資料可用于案例展示，也可以用于后期的市場宣傳做背書。

 

　　寫感謝信

 

　　一場活動的圓滿落幕，離不開客戶、供應(yīng)商的支持和協(xié)助，寫一封感謝信以作感謝，可以鞏固合作關(guān)系。